Die Technische Universität Braunschweig zählt zu den führenden Technischen Universitäten in Deutschland und bietet Ihnen als Arbeitgeberin eine große Auswahl an modernen, anspruchsvollen und vielseitigen Arbeitsplätzen. Nicht nur im Bereich der Forschung und Lehre, auch in Verwaltung, Technik und Handwerk sorgen ca. 3.800 Beschäftigte dafür, dass unsere Universität ihren Bildungsauftrag für die über 16.000 Studierenden und ca. 100 Auszubildenden in einem breiten Lehr- und Forschungsspektrum mit hervorragender Ausstattung und gleichzeitig persönlicher Atmosphäre erfolgreich erfüllt.

Wir suchen für
das Projekthaus
eine

Assistenz (m/w/d)
Kennziffer: 12.36-03/25

(EG 8 TV-L - zunächst befristet bis voraussichtlich März 2026, Vollzeit)

Die Besetzung ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt geplant.

Das Projekthaus unterstützt das Präsidium seit seiner Gründung im Jahr 2019 bei der Entwicklung von Strategien und setzt Projekte mit thematischer Reichweite für die gesamte TU Braunschweig um.

Wesentliche Organisationsformate des Projekthauses sind zum einen kooperativ/ organisationsübergreifend angelegte und agil arbeitende Teams zur Ermöglichung strategischer Sprünge (sogenannte Labs, beispielsweise zum Thema „Neue Bildungstechnologien") und zum anderen kurzfristig angelegte iterative Prozesse zur Lösung konkreter aktueller Herausforderungen (sogenannte Circle, beispielsweise zur Frage: „Was bedeutet KI für die TU Braunschweig?"). Darüber hinaus führt das Projekthaus das Projektmanagement für ausgewählte Projekte der Hochschulleitung der TU Braunschweig durch.

Ihre Aufgaben

Sie führen die Mittelbewirtschaftung unter Anwendung der SAP-Software, inkl. Kontenführung durch (z.B. Haushalts-, Drittmittel- und Studienqualitätsmittelbearbeitung sowie für diverse Projekte)
Sie bearbeiten Rechnungen, überwachen und kontrollieren Einnahmen und Ausgaben mit SAP und übernehmen die Rechnungsstellung an Externe sowie ggf. das Mahnwesen
Sie wirken an der Weiterentwicklung von projekthausübergreifenden Finanz- und Controlling-prozessen mit
Sie unterstützen bei Beschaffungs- und Ausschreibungsvorgängen
Sie sind zuständig für Dienstreiseabrechnungen
Sie bereiten die für den handelsrechtlichen Jahresabschluss erforderlichen Unterlagen vor und prüfen diese
Sie bereiten die Einstellung von Hilfskräften und Mitarbeiter*innen des Projekthauses vor
Sie übernehmen allgemeine Koordinations-/Organisationsaufgaben und die allgemeine Sachbearbeitung im Sekretariatsbereich wie bspw. Raumbuchungen, Terminkoordination, Urlaubs- und Krankensachbearbeitung, Führung der Inventarlisten sowie Verwaltung von Material und Geräten.

Ihre Qualifikation

Sie haben den Verwaltungslehrgang I erfolgreich abgeschlossen oder haben eine gemäß der Vereinbarung –VerwLG- gleichwertige abgeschlossene berufliche Ausbildung z.B. zur*zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), zur*zum Fachangestellten für Bürokommunikation (m/w/d) oder zur*zum Kauffrau*Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) - absolviert bei einem öffentlich-rechtlichen Arbeitgeber
Sie können sicher mit den gängigen MS-Office-Produkten (Word/Excel/Outlook) umgehen
Sie haben idealerweise gute Fachkenntnisse im Bereich des Haushalts- und Vergaberechts und in der kaufmännischen Buchführung
Sie sind flexibel, belastbar und können gut in einem Team arbeiten
Sie haben ein freundliches und verbindliches Auftreten, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, arbeiten sorgfältig und zuverlässig und bringen ein hohes Maß an Eigeninitiative mit
Kein Muss, aber sehr hilfreich sind zudem (erste) Anwenderkenntnisse mit der SAP-Software sowie (erste) praktische Erfahrungen im Hochschulbereich wünschenswert.

Wir bieten

eine tarifgerechte Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 TV-L je nach Aufgabenübertragung und Erfüllung der persönlichen Voraussetzungen
eine Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine betriebliche Altersversorgung (VBL)
eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre mit einem netten und motivierten Team
ein grundsätzlich teilzeitgeeigneter Arbeitsplatz, der jedoch vollständig besetzt sein sollte, sowie flexible Arbeits- und Teilzeitmodelle und eine familienfreundliche Hochschulkultur, seit 2007 ausgezeichnet mit dem Audit „Familiengerechte Hochschule“
ein vielfältiges Weiterbildungs- und Sportangebot sowie ein lebendiges Campusleben in internationaler Atmosphäre

Weitere Hinweise

Wir freuen uns auf Bewerber*innen (m/w/d) aller Nationalitäten. Gleichzeitig begrüßen wir das Interesse schwerbehinderter Menschen und bevorzugen deren Bewerbungen bei gleicher Eignung. Bitte weisen Sie bereits bei der Bewerbung darauf hin und fügen Sie einen Nachweis bei. Ferner arbeiten wir basierend auf dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz (NGG) an der Erfüllung des Gleichstellungsauftrages. Daher freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Männern.

Bewerbungskosten können leider nicht erstattet werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte beachten Sie dabei, dass lediglich Bewerbungen, die über das Online-Formular der TU Braunschweig (s. unten) eingehen, berücksichtigt werden können.

BEWERBUNGSFRIST

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum 16.02.2025.

ANSPRECHPERSONEN

Sie haben noch Fragen?

Diese beantwortet Ihnen gerne

Frau Anja Veckenstedt, T + 49 531 391 14076 anja.veckenstedt@tu-braunschweig.de (Fragen zum Projekthaus und Team)

Frau Fabienne Nebel, T + 49 531 391 14080 fabienne.nebel@tu-braunschweig.de (Fragen zum Bewerbungsprozess)

Für Fragen zur Online-Bewerbung wenden Sie sich bitte an

Kay Bähre, T. + 49 531 391 4164
bewerbungsmanagement@tu-braunschweig.de

https://www.tu-braunschweig.de/die-tu-braunschweig/karriere/arbeiten-an-der-tu

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